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Fachkraft (m/w/d) Dokumentenmanagement

Im Auftrag eines renommierten Unternehmens suchen wir ab dem 01.03.2025 eine Fachkraft (m/w/d) Dokumentenmanagement, die mit Fachkompetenz und Engagement ein anspruchsvolles Projekt unterstützt. Die Stelle ist langfristig in Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Einsatzinformationen:

Einsatzort: Lubmin/Rubenow, Mecklenburg-Vorpommern

Einsatzzeitraum: 01.03.2025 - 28.02.2026 (Option Verlängerung bis 2029)

Arbeitszeit: Vollzeit

Wochenstunden: 38h

Vergütung: Attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag, inklusive Sonderzahlungen

Aufgabenbeschreibung:

Projektunterstützung und Organisation:

• Unterstützung der Projektleitung bei der Planung, Durchführung und Überwachung von technischen und kaufmännischen Projektaktivitäten.
• Koordination von Prozessen und Aufgaben innerhalb des Projektteams zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.

Dokumentenverwaltung und -organisation:

• Verantwortung für die Erstellung, Pflege und Ablage von Projektdokumentationen unter Einhaltung von Qualitätsstandards.
• Überwachung der Vollständigkeit und Richtigkeit aller Dokumente und Sicherstellung ihrer Revisionssicherheit.

Protokollführung und Besprechungskoordination:

• Vorbereitung und Protokollierung von internen sowie externen Projektbesprechungen.
• Nachbereitung und Verteilung der Besprechungsprotokolle an alle relevanten Stakeholder.

Berichterstattung und Dokumentation:

• Erstellung und Pflege von Projektstatusberichten, die regelmäßig an die Projektleitung und andere Beteiligte weitergeleitet werden.
• Sicherstellung der rechtzeitigen und vollständigen Einreichung der technischen und genehmigungsrelevanten Dokumentationen.

Qualitätssicherung und -management:

• Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien und Qualitätsstandards.
• Implementierung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenprozesse.

Kommunikation und Abstimmung:

• Pflege von Listen mit offenen Punkten und deren regelmäßiger Abstimmung mit internen und externen Projektbeteiligten.
• Teilnahme an internen und externen Projektbesprechungen zur Abstimmung und Klärung von offenen Fragen.

Anforderungsprofil:

Ausbildung:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Dokumentenmanagement, Projektmanagement oder Verwaltung.

Berufserfahrung:

• Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Dokumentenmanagement, vorzugsweise in der Projektassistenz oder in einer vergleichbaren Position.
• Erfahrung in der Verwaltung von technischen und kaufmännischen Projektdokumentationen.

Fachkenntnisse:

• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook) für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sowie die Koordination von Aufgaben.
• Grundkenntnisse im Bereich Projektmanagement und Qualitätssicherung von Dokumenten sind von Vorteil.

Arbeitsweise:

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, mit der Fähigkeit, auch in komplexen und dynamischen Umfeldern den Überblick zu behalten.
• Hohe Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei der Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, sowie bei der Protokollierung von Besprechungen.

Kommunikative Fähigkeiten:

• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in der Erstellung von Berichten und Protokollen.
• Fähigkeit zur Abstimmung mit internen und externen Partnern und zur Koordination von verschiedenen Projektaktivitäten.

Teamfähigkeit:

• Ausgeprägte Teamorientierung mit der Bereitschaft, sich aktiv in die Projektarbeit einzubringen und die Kollegen zu unterstützen.
• Hohe Engagement, Souveränität und Belastbarkeit auch in stressigen Situationen.

Sprachkenntnisse:

• Gute Deutschkenntnisse (min. C1) in Wort und Schrift sind erforderlich. Englischkenntnisse von Vorteil.

Flexibilität und Reisebereitschaft:

• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen, je nach Projektanforderungen und Besprechungen vor Ort.

Die ETA Personal GmbH

Die ETA Personal GmbH ist ein renommierter Personaldienstleister, der sich auf hochqualifizierte Experten in den Bereichen Ingenieurwesen, IT, Infrastruktur, Automobil und Automation spezialisiert hat. Mit einem Fokus auf den deutschen Markt sucht unser Team weltweit nach hochqualifizierten Fachkräften, um die Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen.

Wir verstehen die Komplexität der Branche und arbeiten eng mit Unternehmen zusammen, um die richtigen Talente zu identifizieren und zu platzieren. ETA Personal GmbH ist Ihr vertrauenswürdiger Partner für die Rekrutierung von Fachkräften, die die Herausforderungen und Innovationen in High-Tech-Sektoren meistern können.

Sind Sie bereit, in einer Schlüsselposition zu arbeiten?

Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Expertise im Dokumentenmanagement in einem anspruchsvollen Projektumfeld einzubringen. Werden Sie Teil eines erfolgreichen Teams und gestalten Sie aktiv die Zukunft der Projektorganisation.

Bewerben Sie sich noch heute und nehmen Sie Ihre Karriere in die Hand – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!